Come creare un calendario con Excel

Il famoso programma di fogli di calcolo Excel può essere utilizzato per un altro scopo: per creare e gestire un calendario. Sarà possibile così creare un modello di calendario vuoto che può essere utilizzato più volte con i propri eventi. Innanzitutto occorre creare un nuovo documento di calcolo accedendo a “File” nel menu, oppure premendo il pulsante a forma di logo di Office e poi l’opzione “Nuovo”.

Ora bisogna cercare un modello di calendario: nelle versioni più recenti di Office c’è la sezione specifica “Calendari” mentre negli altri casi si possono ricercare dei modelli di calendari online.

Dopo aver scelto il modello, comparirà un calendario vuoto in cui è possibile modificare le date scorrete, selezionando il menu per sceglierle. Si può selezionare il campo relativo al mese o all’anno e poi premere sul pulsante “apparso”. Analogamente si può scegliere anche il giorno iniziale della settimana.

Spesso può capitare che per alcuni modelli di calendari ci siano dei campi di testo con dei suggerimenti che guidano nella modifica delle impostazioni del calendario: se il calendario verrà stampato, è conveniente cancellare questi campi per non averli stampati sulla propria copia cartacea.

Ovviamente il calendario potrà essere personalizzato graficamente in base alle proprie esigenze. Per fare questo occorre andare nella scheda “Home” del menu: da qui si possono cambiare lo stile, il colore del carattere, la dimensione oppure evidenziare delle parole.

Una volta personalizzato il proprio modello di calendario, si possono inserire gli eventi e le altre informazioni: occorre selezionare la cella e inserire lì i dati. Ovviamente, nel caso in cui si debbano inserire più eventi in uno stesso giorno, bisognerà rendere più efficiente lo spazio a disposizione, abbreviando determinate parole.

Importare gli eventi del calendario Excel su Outlook

E’ possibile importare gli eventi del calendario creato su Excel in un calendario di Outlook. Per prima cosa bisogna creare un nuovo foglio di lavoro vuoto su Excel e poi inserire le intestazioni.

In particolare, nella prima riga del foglio, occorre inserire queste intestazioni di colonna:

• oggetto;
• data di inizio;
• orari di inizio;
• data di fine;
• ora di fine;
• descrizione;

Quindi, nel campo “Oggetto” inserire il nome dell’evento che verrà visualizzato nel calendario.

Si possono anche tralasciare dei campi ma l’importante è inserire almeno l’oggetto e la data di inizio di ogni evento.

Se oltre alla data di inizio, viene inserita anche quella di fine, un evento verrà riportato su più giorni.

Le date vanno inserite secondo le diciture “DD/MM/YY” oppure “MM/DD/YY”.

Per procedere con l’importazione su Outlook, è necessario salvare il progetto in un formato compatibile con Outlook.

Quindi, accedendo al menu “Salva con nome”, scegliere il formato CSV (delimitato da virgola) fra i tipi di file disponibili.

Infine, salvare il file, rinominandolo.

Per vedere il proprio calendario su Outlook, bisogna lanciare il programma e premere “Calendario” in basso a sinistra dello schermo.

Quindi, nel menu “File” scegliere “Apri ed esporta”.

Scegliere “Importa/Esporta” e selezionare “Importa dati da altri programmi o file” ed infine “Valori separati da virgola”.

A questo punto in “Sfoglia” selezionare il file CSV creato in Excel.